تشریح کامل اتوماسیون ادرای مدرسه نما

در این بخش قصد داریم یکی از قسمت های نرم افزار جامع مدیریت مدرسه هوشمند مدرسه نما را معرفی کنیم

 با سیستم مدیریت هوشمند مدارس مدرسه نما همراه باشید:

اتوماسیون اداری این سیستم متشکل از بخش های زیر است:

• اطلاعات و مشخصات فردی کاربران

در این بخش از اتوماسیون اداری مدرسه مسئول اصلی هر مدرسه ( ادمین پنل که توسط مدرسه تعیین میگردد) میتواند اطلاعات فردی کاربران را در پنل مدرسه ثبت و ویرایش کند.

پس از تنظیم نام کاربری و پسورد کاربران ( دانش آموزان، دبیران، اولیاء و.. ) توسط ادمین اصلی مدرسه اطلاعات ورود به پنل به شماره هرماه کاربر پیامک میشود و سایر اطلاعات توسط خود کاربر ثبت میشود.

همچنین پسورد کابران در مرحله اول توسط سیستم تعیین میگردد و به دلیل مساءل امنیتی پس از الوین ورد توسط کاربر تغییر میکند.

• تنظیمات مدیران و کاربران در اتوماسیون اداری مدرسه

این دسترسی در هر مدرسه جهت کدیریت و نظارت کاربران ارائه شده است و مسئولیت تعیین دقیق دسترسی های هر بخش به مسئول اصلی پنل  ( ادمین ) داده شده است. (تعداد ادمین ها در مدرسه به انتخاب خود مدرسه است ). همچنین جهت تنظیم ظاهر پنل کاربران میتوانند از تم های موجود با توجه به سلیقه شخصی خود استفاده کنند.

• ثبت نام

ورود اطلاعات فردی و آموزشی دانش آموزان جهت ثبت نام سریع و در مراحل بعدی تکمیل اطلاعات و ثبت نام نهایی در طاین بخش امکان پذیر است.

در این بخش امکانات و فرآیندهایی نظیر : انتقال خودکار دانش آموزان به پایه بعد، جابجایی مدرسه و انتقال پرونده دانش آموز از مدرسه قبل ، فرآینده ویژه تغییر رشته ، سوابق تحصیلی و … فراهم میشود.

همچنین امکان بارگزاری اطلاعات دانش آموزان ثبت نامی توسط اکسل وجود دارد.

• مدیریت شهریه

در بخش ثبت نام مدیریت مدرسه یا مسولین اصلی با تعیین شهریه و شیوه دریافت (یکجا یا قسطی و …) میتوانند با ورد و تکمیل گزارشات نظارت دقیق بر شهریه های دانش آموزان ثبت نامی را داشته باشند.

همچنین در صورت ثبت نام اقساطی دانش آموزان قابلیت یاداوری ویژه موعد پرداخت برای اولیا و همکاران نالی اداری فراهم است.

در صورت داشتن درگاه پرداخت امکان پیاده سازی در پنل مدرسه نما نیز وجود دارد.

• ارتباط و ارسال پیام و درخواست های فردی

در داخل پنل با توجه به دسترسی های هر کاربر که توسط مسئول اصلی پنل یا ادمین مشخص شده است امکان ارسال پیام و گفتگو تمامی کاربران ( دانش آموزان با یکدیگر ، با دبیران، با کادر مدرسه، با انجمن ها و …) و ارسال درخواست ویژه جلسات و .. به صورت فردی و گروهی ، به صورت آنلاین و آفلاین و با فرمت های محتلف ( متن، تصویر و..) امکان پذیر است.

همچنین با گروه بندی و تعیین دپارتمان های مختلف امکان ارسال پیام های گروهی آسان تر میشود. ( دپارتمان اولیا، دپارتمان دبیران، گروه های مختلف و..) در این بخش امکان ارتباط مستقیم با مدیریت وجود دارد.

• پیامک

امکان ارسال پیامک به کاربران هر پنل از طریق سامنه ارسال پیامک با تعیین مخاطب ( به صورت فردی و گروهی ) از طریق پنل اختصاص داده شده به هر مدرسه فراهم است.

در صورتی که مدرسه سرویس پیامکی اختصاصی خود را داشته باشد امکان نصب و هماهنگی سامانه اختصاصی مدرسه با پنل مدرسه نیز وجود دارد.

همچنین شارژ ویژه سامانه های اطلاع رسانی ( پیامک ) توسط خود مدرسه صورت میگیرد و پس از ارسال پیامک جهت نظارت بر دریافت و عدم دریافت پیام های ارسال شده به مخاطبین گزارشات اماری ارائه میشود.

• اطلاعیه و اخبار مدرسه

جهت ثبت نام مطالب، اطلاعیه و اخبار مدرسه با فرمت های مختلف ( متن، عکس، فیلم) بخشی وجود دارد که مسئول مربوطه میتواند نمایش محتواها را به صورت فردی یا گروهی محدود کند. همچنین فعال سازی گزینه یادآوری به همراه نوتیفیکیشن در این بخش امکان پذیر است.

 از دیکر قابلیت های این بخش امکان نمایش اطلاعیه در زمان مشخص و قابلیت تنظیم جهت دسترسی امکان دانلود و ارائه گزارش از بازدید ( چه افرادی و چه زمانی اطلاعیه را مشاهده کرده اند) است.

• حضور و غیاب در اتوماسیون اداری مدرسه

 دانش آموزان

در این بخش جهت نظارت بر حضور دانش آموزان ( غیبت ، تاخیر، تعجیل) پنلی جهت ثبت ساعت دقیق ورود و خروج اختصاص داده شده است که همراه با گزارشات آماری ( فردی و گروهی ) است.

همکاران اداری مدرسه در ابتدای روز و دبیران در ابتدای هر جلسه غیبین کلاس را درپنل ثبت میکنند.

همچنین والدین از طریق این پنل بر ساعت ورود و خروج فرزندان خود نظارت میکنند. و در صورت نیاز به کسب مجوز از مدرسه والدین درخواست غیبت و یا تاخیر فرزند خود را از همین بخش اعلام میکنند.

همکاری اداری و دبیران در اتوماسیون اداری مدرسه

نظارت بر ساعات ورود و خروج همکاران نیز در این بخش انجام میشود.

جهت ارائه گزارشات اماری دقیق ساعت های ورود و خروج پیش فرض جهت تعیین میزان تاخیر و تعجیل و .. ویژه همکاران توسط ادمین تعیین میگردد.

 برای نظارت بیشتر قابلیت ارسال پیام غائبین به کاربرهای انتخابی ( فردی و گروهی ) در ساعاتی مشخص از روز امکان پذیر است. در صورتی که مدرسه دستگاه حس گر اثر انگشت را داشته باشد در صورت تمایل امکان وصل شدن اتوماسون به دستگاه حس گر اثر انگشت و ارائه گزارشات نیز فراهم است.

نظر سنجی

این بستر جهت ساخت و برگزاری نظر سنجی های داخلی ویژه مدارس ارائه شده است. با توجه به دسترسی های تعیین شده کاربران مختلفی امکان برگزاری و مشاهده نتایج نظر سنجی را دارند.

ثبت سوالات تعیین گزینه های مربوطه، تعیین دقیق گروه هدف و زمان نمایش سوالات از مراحل ساخت نظر سنجی است.

همچنین جهت سهولت کار سوالاتی پیش فرض در پنل مدارس موجود است که در صورت تمایل امکان برگزاری نظر سنجی های اماده فراهم است.

پس از برگزاری نظرسنجی گزارشات آماری اعم از افراد شرکت کننده، نتایج نظر سنجی و .. ارائه میشوند.

جلسات داخلی مدرسه اتوماسیون ادرای مدرسه

این بستر ویژه برگزاری جلسات داخلی مدرسه با کاربران پنل ( جلسات شورای دبیران، جلسات انجم اولیا و مربیان، جلسات فردی با دانش آموزان به همراه اولیا …) به صورت انلاین ( فردی یا گروهی ) است.

امکان درخواست جلسه توسط کاربران وجود دارد.

اطلاع رسانی و دعوت به جلسه به روش های مختلف (برد، ارسال پیام در پنل فردی هر کاربر و..) فراهم شده است.

جهت ثبت دستور جلسه و مصوبات جلسات و گزارش برگزاری جلسه بخشی نیز اختصاص داده شده است.

ضبط و ذخیره جلسه و نمایش ویژه غائبین نیز از دیگر امکانات این بخش است.

فرم ساز و فرآیندها اتوماسیون اداری مدرسه

با توجه به وجود فرآیندهای مختلف و متفاوت در مدارس فضایی جهت تعريف فرآیند و روند پروژه های جدید در پنل در نظر گرفته شده است. در این بخش ادمین مربوطه با تعریف پروژه، مراحل انجام، اجرا و نظارت، فرآیندی را تعریف می کند و اقدامات مربوط به هر بخش را مشخص می کند. همچنین در هر زمان امکان دریافت گزارشات آماری از روند پیشروی و تکمیل فرآیندها امکان پذیر است. به عنوان مثال تعریف و نظارت بر روندهای ثبت نام و پیش ثبت نام، برگزاری اردوهای تفریحی و مطالعاتی، فرآیندهای مدیریت دروس کارگاهی و آزمایشگاهی، کلاس های فوق برنامه و پیشرفته و … در این بخش فراهم است. همچنین فرآیندهای پیش فرضی (شرکت در المپیاد، محورهای خوارزمی، ایده برتر دبیران و…) جهت سهولت انجام کار در پنل تعریف شده است.

خدمات 

در این بخش خدماتی مازاد ویژه سهولت انجام روندها و اقدامات اجرایی، مربوط به دانش آموزان و مدارس ارائه میشود.

امکان درخواست سرویسهای رفت و آمد روزانه و سالیانه، سفارش غذا در صورتی که مدارس بوفه داخلی داشته باشند و… توسط دانش آموزان و اولیا امکان پذیر است. خرید و سفارش لباس فرم در ابتدای سال (رپوش و …) و امکان ثبت تعداد کتابهای درسی مورد نیاز در این قسمت فراهم میشود.

همچنین مدارس میتوانند با دسترسی به بانکهای اطلاعاتی موسسات معتبر خدماتی، برخی خدمات مود نیاز مدارس اعم از خدمات ویژه تعمیرات (سیستمها، مخابرات،لوله کشی و … ) و خدمات ویژه نوسازی مدارس را انجام دهند.

در این بخش پنل مدرسه نما صرفاً معرف موسسات معتبر است و بررسی و انتخاب نهایی توسط مدرسه صورت میگیرد.

والدین

 والدین در اتوماسیون اداری مدرسه نما دارای پنلی جداگانه هستند که تمامی موارد مربوطه ویژه خانواده ها در این بخش انجام میشود.

ارتباط همکاران اداری و آموزشی با والدین ، برگزاری جلسات فردی و گروهی ویژه والدین، اطلاع رسانی های فردی و گروهی ، تشکیل انجمن های مربوط به اولیا و مربیان، ارتباط با انجمن اولیا و مربیان، گزارش اقدامات صورت گرفته توسط انجمن و… از موارد این بخش است.